Contractsluiting met een onbevoegde persoon; wat te doen?

28-06-2010

Door: Femke Borst (nieuwsbrief zomer 2010)

De bevoegde persoon binnen een onderneming is vaak niet in staat of bereid om alle onderhandelingen over contracten zelf te voeren. Het is dan ook heel normaal dat contractsonderhandelingen in eerste instantie worden gevoerd tussen personen die geen zelfstandige beslissingsbevoegdheid hebben. Wat ik, zeker sinds de crisis, echter steeds vaker tegenkom, is dat een wederpartij die uiteindelijk om wat voor reden ook toch maar niet tot contractsluiting wil overgaan, zich verschuilt achter de onbevoegdheid van degene die namens haar heeft onderhandeld. Dit, terwijl tijdens de onderhandelingen - bewust of onbewust - de indruk werd gewekt dat deze persoon zelfstandig bevoegd was om finale overeenstemming te bereiken. Een zeer frustrerende situatie, omdat u er vanuit was gegaan dat de deal zonder meer door zou gaan en er doorgaans veel tijd en energie gemoeid is gestoken in het uitonderhandelen van het contract. De vraag is dan ook of u in zo’n geval de wederpartij niet toch kunt houden aan het contract of nog iets kunt ondernemen tegen de pseudo-gevolmachtigde die beweerde zelfstandig bevoegd te zijn. In dit artikel wordt kort ingegaan op de juridische kanten hiervan en worden tips gegeven om problemen te voorkomen.

Vaagheid kan worden bestraft

Is degene die namens een onderneming optreedt onduidelijk over de omvang van de aan hem verleende volmacht, dan neemt hij daarmee een groot risico. Op grond van de wet moet een gevolmachtigde namelijk instaan voor het bestaan en de omvang van zijn volmacht. Dit betekent dat u de persoon die heeft gedaan alsof hij namens uw contractspartij finale overeenstemming kon bereiken, persoonlijk aansprakelijk kunt houden voor de door u geleden schade wegens het niet tot stand komen van de betreffende overeenkomst. Dit is alleen anders indien u weet of behoort te begrijpen dat een toereikende volmacht ontbreekt.

Gebondenheid wederpartij ondanks ontbreken toereikende volmacht

In bepaalde gevallen kunt u de wederpartij, ondanks het ontbreken van een toereikende volmacht van degene die namens de wederpartij heeft onderhandeld, toch houden aan het contract. Dit is echter alleen mogelijk als is voldaan aan twee voorwaarden. Ten eerste moet u het gerechtvaardigd vertrouwen hebben gehad dat degene die namens de ander optrad een toereikende volmacht had. Ten tweede moet de vertegenwoordigde partij zelf een handelen of nalaten kunnen worden verweten waardoor zij jegens u de schijn heeft gewekt dat degene die namens haar optrad een toereikende volmacht had. Let wel, ook een nalaten zoals het stilzitten en zwijgen van de betreffende onderneming terwijl zij ondertussen weet dat de wederpartij ervan uit gaat dat een overeenkomst tot stand is gekomen, kan een dergelijke toerekenbare schijn opleveren. Voor het opwekken van deze toerekenbare schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid doet het er niet toe of de omstandigheden waardoor de schijn van bevoegdheid door de onderneming zelf is gewekt, zich hebben voorgedaan voor of na het sluiten van de overeenkomst door de pseudo-gevolmachtigde.

Hoe te handelen bij wellicht ontoereikende volmacht

Wat te doen indien de Kamer van Koophandel gegevens geen uitsluitsel geven over de bevoegdheid van degene met wie u onderhandelt terwijl deze zelf duidelijk aangeeft zelfstandig bevoegd te zijn? Laat ik voorop stellen het natuurlijk goed mogelijk is dat de persoon inderdaad over een toereikende volmacht beschikt, ook al is deze niet geregistreerd bij de Kamer van Koophandel gegevens. Het meest eenvoudig is natuurlijk indien u vraagt om kopie van de bewuste volmacht, maar ik realiseer me dat dit in de praktijk vaak niet zo werkt. Zorg er in dat geval wel voor dat u kunt bewijzen dat de (pseudo-) gevolmachtigde u te kennen heeft gegeven dat hij bevoegd was de onderneming zelfstandig te binden. Daarmee stelt u in elk geval zeker dat u de gevolmachtigde kunt aanspreken voor schade, mocht later blijken dat de wederpartij zich op diens onbevoegdheid beroept. Hierbij moet u zich realiseren dat slechts uw woord tegen het zijne niet voldoende zal zijn en dat u meer getuigen of schriftelijke stukken nodig zult hebben.
Indien u zeker wilt zijn van gebondenheid van de achterliggende onderneming is van belang dat een van de, blijkens de gegevens in de Kamer van Koophandel wel zelfstandig bevoegde personen een doen of nalaten kan worden verweten waaraan u het gerechtvaardigd vertrouwen mocht ontlenen dat de gevolmachtigde een toereikende volmacht had. Omdat ook een nalaten of stilzitten daarvoor in beginsel voldoende is, kunt u deze situatie in het leven roepen door ervoor te zorgen dat de wel bevoegde persoon op de hoogte is van het feit dat finale overeenstemming is bereikt.

Tips

Indien u zelf een werknemer of derde opdracht geeft tot het voeren van onderhandelingen over een overeenkomst, geeft u dan duidelijke instructies mee over de omvang van diens bevoegdheid. Het is aan te raden de wederpartij zo mogelijk schriftelijk duidelijk aan te geven wat de aard en omvang is van de verstrekte volmacht. De ervaring leert namelijk dat de wederpartij vaak alleen hoort wat hij wil horen. Met het schriftelijk vastleggen wordt voorkomen dat op later moment een geschil ontstaat over de vraag of de tussen de onderhandelaars overeengekomen punten de onderneming die zij vertegenwoordigen, binden. Tot slot moet u, indien u erachter komt dat uw gevolmachtigde zijn volmacht jegens een wederpartij te buiten is gegaan vooral niet stil blijven zitten, want ook niets doen kan onder omstandigheden een toerekenbare schijn opleveren waaraan de wederpartij het gerechtvaardigd vertrouwen mocht ontlenen dat de gevolmachtigde wel degelijk in staat was uw onderneming te binden.