Privacy Statement

In dit privacy statement leggen wij uit hoe SIX Advocaten omgaat met uw persoonsgegevens. Het gaat hierbij om persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van :

• Onze dienstverlening
• Onze relatie met leveranciers
• Onze website
• Relatiebeheer
• Sollicitatieprocedures

SIX Advocaten B.V., gevestigd te Amsterdam aan het IJdok 25 (1013MM), is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Met vragen over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, kunt u terecht bij Irma van den Berg, vandenberg@sixlegal.nl. Informatie over uw rechten op grond van de AVG vindt u aan het einde van dit privacy statement.

Dienstverlening

Als advocatenkantoor geven wij juridisch advies en voeren wij procedures. In dat kader verwerken wij persoonsgegevens van (medewerkers van) onze cliënten, van (medewerkers van) wederpartijen, hun advocaten / gemachtigden, en anderen die bij een zaak betrokken zijn, zoals medewerkers van rechtbanken, deskundigen, vertalers, etc.

Welke persoonsgegevens verwerken wij ?

1. Naam, adres, telefoonnummers, e-mail adressen, en andere communicatiegegevens van onze cliënten;
2. Een kopie van het identiteitsbewijs van onze cliënten, waarbij het BSN-nummer wordt afgeschermd;
3. Gegevens uit openbare registers zoals het Handelregister of het Kadaster;
4. Gegevens van wederpartijen, hun advocaten / gemachtigden en van anderen die bij een zaak betrokken zijn;
5. Alle overige persoonsgegevens die u aan ons verstrekt en die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht;
6. Bankrekeningnummers en overige gegevens nodig voor het verzenden en innen van declaraties en het doen van betalingen van de derdenrekening van SIX Advocaten.  

Deze persoonsgegevens worden door u op eigen initiatief aan ons verstrekt, in het kader van de dienstverlening verkregen, door derden (waaronder wederpartijen) aan ons kenbaar gemaakt of zijn via openbare bronnen aan ons bekend geworden.

Wat is het doel van deze verwerkingen en wat zijn de grondslagen daarvoor?

Het doel van de verwerkingen van de hiervoor genoemde persoonsgegevens is het kunnen verlenen van juridische diensten aan onze cliënten en in het kader daarvan doen wat nodig en van belang is. Daarnaast is het doel het kunnen factureren van onze diensten en het bijhouden van onze administratie.

De grondslagen hiervoor zijn :

• Het aangaan en het uitvoeren van de overeenkomst van opdracht met onze cliënten (artikel 6 lid 1 onder b AVG).
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (artikel 6 lid 1 onder c AVG), zoals het opslaan van een kopie van het identiteitsbewijs in het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft).
• Een gerechtvaardigd belang van SIX Advocaten of onze cliënten (artikel 6 lid 1 onder f van de AVG), zoals de verwerking van persoonsgegevens van (personen werkzaam bij) wederpartijen, hun advocaten / gemachtigden, en anderen die bij een zaak betrokken zijn, wanneer dit noodzakelijk is voor het goed kunnen behandelen van de zaak.
• In sommige gevallen : toestemming van de betrokkene (artikel 6 lid 1 onder a AVG). 

Het verstrekken van persoonsgegevens aan derden

Wij verstrekken uw persoonsgegevens uitsluitend aan derden wanneer dit nuttig en nodig is in verband met onze dienstverlening, onder meer :

• aan wederpartijen, gerechten, deurwaarders, deskundigen en vertalers;
• aan onze IT-leverancier (externe hosting) of administratiekantoor (boekhouding);
• aan een toezichthouder of andere openbare instantie, voor zover wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Hoe lang worden de persoonsgegevens bewaard?

Persoonsgegevens mogen niet langer bewaard worden dan voor het beoogde doel noodzakelijk is, of niet langer dan bepaalde wet- en regelgeving vereist. Voor wat betreft de zaaksdossiers van onze cliënten volgen wij hierbij de richtlijnen van de Nederlandse Orde van Advocaten, zie https://www.advocatenorde.nl/archivering. Zaakdossiers worden bewaard gedurende 20 jaar na sluiting van het dossier. Fiscaal benodigde informatie wordt in ieder geval 7 jaar bewaard.

Relatie met leveranciers

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

1. Naam, adres, telefoonnummers, e-mail adressen en andere communicatiegegevens, functie;
2. KvK- en BTW-nummers;
3. Bankrekeningnummers en andere gegevens nodig voor betaling;
4. Indien nodig: kopie van een identiteitsbewijs, waarbij het BSN-nummer wordt afgeschermd;
5. Eventuele andere noodzakelijke gegevens.

Deze gegevens krijgen wij van u, door derden aan ons kenbaar gemaakt of zijn via openbare bronnen verkregen.

Wat is het doel van deze verwerkingen en wat zijn de grondslagen daarvoor?

Het doel van de verwerkingen van de hiervoor bedoelde persoonsgegevens is om goederen en diensten te kunnen bestellen en afnemen van onze leveranciers. Daarvoor is het noodzakelijk om persoonsgegevens te verwerken van henzelf of van personen die voor hen werken.

De grondslagen hiervoor zijn:

• Het aangaan en het uitvoeren van de overeenkomsten met onze leveranciers (artikel 6 lid 1 onder b AVG;
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (artikel 6 lid 1 onder c AVG), bijvoorbeeld het opnemen van een kopie van een identiteitsbewijs in de administratie op grond van artikel 15 Wet arbeid vreemdelingen (Wav) of verplichtingen op grond van belastingwetgeving.

Het verstrekken van persoonsgegevens aan derden

Wij verstrekken uw persoonsgegevens uitsluitend aan derden indien dit nuttig en nodig is in verband met bestelling of levering van de goederen en/of diensten die wij afnemen van onze leveranciers, of omdat wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld op grond van belastingwetgeving).

Hoe lang worden de persoonsgegevens bewaard?

Persoonsgegevens mogen niet langer bewaard worden dan voor het beoogde doel noodzakelijk is, of niet langer dan bepaalde wet- en regelgeving vereist. Persoonsgegevens betreffende onze leveranciers worden zo spoedig mogelijk na beëindiging van de relatie verwijderd, met uitzondering van fiscaal benodigde informatie die 7 jaar moet worden bewaard.

Website

Op onze website gebruiken wij functionele cookies om het gebruiksgemak te vergroten. Ook gebruiken wij analytische cookies (Google Analytics), maar uitsluitend geanonimiseerd. Deze cookies verzamelen geen persoonsgegevens.

Indien u via onze website naar een andere website wordt geleid, is het mogelijk dat die andere website wel persoonsgegevens verzamelt en verwerkt. Daarop hebben wij geen invloed. Voor het beschermen van uw persoonsgegevens op die andere website is het desbetreffende bedrijf verantwoordelijk. Informatie daarover is in zo’n geval te vinden in de privacyverklaring van dat bedrijf.

Relatiebeheer

Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

1. Naam, adres, telefoonnummers, e-mail adressen en andere communicatiegegevens;

Deze persoonsgegevens worden door u op eigen initiatief aan ons verstrekt of zijn via openbare bronnen aan ons bekend geworden.

Wat is het doel van deze verwerkingen en wat zijn de grondslagen daarvoor?

Het doel van deze verwerking is om met (potentiële) relaties contact te leggen en te houden door mailings, nieuwsbrieven, het verspreiden van een bericht via social media, of het uitnodigen voor evenementen.

De grondslagen hiervoor zijn:

• Een gerechtvaardigd belang van SIX (artikel 6 lid 1 onder g AVG), om contact te kunnen onderhouden met (potentiële) relaties;
• Toestemming van de betrokkene (artikel 6 lid 1 onder a AVG).

Het verstrekken van persoonsgegevens aan derden

Wij verstrekken uw persoonsgegevens uitsluitend aan derden voor zover dit nuttig en nodig is met het oog op het onderhouden van contact of het uitnodigen voor een evenement, zoals :

• aan onze IT-leverancier (externe hosting);
• aan een evenementenbureau dat namens SIX de communicatie doet.

Hoe lang worden de persoonsgegevens bewaard?

Persoonsgegevens in ons relatiebestand worden onmiddellijk verwijderd indien 1) u de  door u gegeven toestemming intrekt of u zich afmeldt via de link ‘afmelden’ in onze e-mailberichten, of 2) het gerechtvaardigd belang komt te vervallen, bijvoorbeeld wanneer uw bedrijf niet meer bestaat of wanneer blijkt dat een e-mailadres niet meer in gebruik is.

Sollicitanten

SIX verwerkt persoonsgegevens van u in het kader van een sollicitatieprocedure.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

1. Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, en eventuele andere contactgegevens.
2. Persoonsgegevens in uw cv en in uw sollicitatiebrief of –mail, zoals onder meer geboortedatum en –plaats, geslacht, informatie over uw opleidingen en stages, uw huidige baan en de beëindiging daarvan, uw werkverleden, nevenactiviteiten, persoonlijke interesses, namen en contactgegevens van referenten;
3. Informatie over uw functioneren, en andere persoonlijke informatie, die tijdens sollicitatiegesprekken door de gespreksdeelnemers wordt opgeschreven en voor de sollicitatie relevant zijn;
4. Andere persoonsgegevens die relevant zijn in het kader van de sollicitatieprocedure, bijvoorbeeld van uw LinkedIn-profiel.  

Deze persoonsgegevens worden door u op eigen initiatief aan ons verstrekt, met uw toestemming van derden verkregen, of via openbare bronnen aan ons bekend geworden.

Wat is het doel van deze verwerking en wat is de grondslag daarvoor?

Het doel van deze verwerkingen is om contact met u te onderhouden en afspraken met u te maken en om te kunnen beoordelen of u voor de desbetreffende functie in aanmerking komt.

De grondslagen hiervoor zijn :

• een gerechtvaardigd belang van SIX (artikel 6 lid 1 onder g AVG), namelijk om een goede en effectieve sollicitatieprocedure te kunnen doorlopen.
• Toestemming van de betrokkene (artikel 6 lid 1 onder a AVG).

Hoe lang worden de persoonsgegevens bewaard?

De gegevens worden uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijderd. Indien u ons daarvoor toestemming geeft, kunnen wij de gegevens maximaal een jaar bewaren voor het geval er opnieuw een passende functie beschikbaar komt. Deze toestemming kunt u altijd weer intrekken.  

Wat zijn uw rechten?

U heeft het recht om :

• inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij over u verwerken;
• uw persoonsgegevens te corrigeren als deze onjuist zijn, deze aan te vullen of (in bepaalde gevallen te beperken;
• uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen (dataportabiliteit);
• bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang;
• een gegeven toestemming in te trekken.

Een dergelijk verzoek, bezwaar of mededeling kunt u per e-mail toezenden aan Irma van den Berg, vandenberg@sixlegal.nl, of per post aan Six Advocaten, IJdok 25, 1013 MM Amsterdam. Op uw verzoek zal zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen 1 maand na ontvangst worden gereageerd. Wij zullen zoveel mogelijk aan uw verzoek voldoen en, als dat niet kan, duidelijk maken waarom dat niet kan.

U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als u vindt dat niet zorgvuldig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan, zie https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-over-gebruik-persoonsgegevens

Aanpassing van dit privacy statement

Wij kunnen dit privacy statement van tijd tot tijd aanpassen. Wezenlijke aanpassingen zullen op de website van SIX Advocaten gepubliceerd (www.sixlegal.nl).

Dit privacy statement is vastgesteld op 15 juni 2020.